ANDA INGIN BERUBAH, ATAU ANDA MATI DITELAN PERUBAHAN

Apa yang Anda rasakan mendengar kata perubahan, sesuatu yang mengharuskan kita bergerak, sesungguhnya manusia dan semua makhluk yang ada di dunia ini haruslah bergerak dan mengeluarkan energi karena sudah menjadi sebuah hukum alam, dan sesuatu hal yang statis justru akan membuat hal tersebut tidak akan bertahan lama dan justru akan menimbulkan penyakit pada tubuh manusia atau makhluk tersebut ? kenapa ? iya karena kita setiap hari pasti makan, dan sesuatu yang sudah kita makan, maka harus kita keluarkan dengan beraktivitas agar dapat diubah menjadi sebuah energi, dan kita ketahui bersama bahwa untuk sesuatu yang kekal; di dunia ini ada dua hal yang kekal/abadi yaitu:
Pertama adalah sang khalik pencipta alam semesta dan kehidupan ini, dan yang kedua adalah perubahan itu sendiri, kenapa ? karena segala di dunia ini tidak ada yang tidak berubah.
Mari kita bahas satu persatu mengapa di dunia ini sesuatu hal pasti berubah:
a. `Bisnis dan organisasi pasti berubah, karena perubahan teknologi, perilaku konsumen, inflasi, baik makro maupun mikro ekonomi, kita tidak perlu terlalu jauh untuk ke global, dapat kita lihat saja, jaman sekarang adalah eranya digital online dan semuanya dunia ini serba datar dan informasi sangat mudah untuk didapatkan, semua informasi tersedia di internet dan google, mulai dari bisnis ternak lele sampai bisnis online dropship ada semua di intenet, dan hal ini tentunya akan merubah perilaku setiap orang dalam menggunakan smartphone, dan secara otomatis dengan perubahan bisnis ini maka perusahaan yang ingin tetap bertahan harus mengikuti perubahan ini, dan organisasi perusahaan tersebut juga pasti berubah, maka pengetahuan dan kemampuan tiap orang – orang yang di dalam organisasi tersebut juga harus menyesuaikan.

b. Coba teman – teman perhatikan siklus hidup manusia, mulai dari seseorang lahir dan setiap tahap perkembangan dimulai dari bayi yang berumur 1 bulan sampai dengan setahun, setiap tahap pertumbuhan dan perkembangan bayi (balita) pasti juga terus berkembang dan seseorang diharuskan untuk menyesuaikan diri pada setiap tahap perkembangan, dan dengan berjalannya waktu sampai pada usia anak – anak 3 – 5 tahun, dimana anak sangat mengeksplore lingkungan dan disini terletak masa keemasan seorang anak, dalam menanamkan akhlak dan kemampuan bakat yang dimiliki, dan seseorang akan terus bergumul dengan perubahan tugas sampai usia remaja, kemudian menginjak pada tahap seseorang pada usia dewasa tentunya dengan segala tanggungjawab seseorang pada usia dewasa untuk terus dan terus berkembang.

Jadi bisa dikatakan bahwa, secara harafiah manusia, dan seluruh makhluk di dunia ini selalu berubah, bergerak, dan tidak ada yang statis. Dan pada sebuah organisasi bisnis, bisa dikatakan ada tiga pilar utama yaitu :
 Product merupakan jantung dari strategi pemasaran di setiap organisasi, jika produk dirancang dengan buruk, maka itu tidak akan memberikan nilai dan manfaat bagi pelanggan, walaupun proses dan people yang memberikan pelayanan telah berfungsi dengan baik. Produk merupakan tiket organisasi masuk ke arena kompetisi layanan untuk terlebih dahulu memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan potensialnya. Produk umumnya terbagi menjadi dua yaitu produk inti yang menjawab kebutuhan utama pelanggan, dan produk suplementer yaitu elemen lain dari produk yang memberikan nilai tambah terhadap penggunaan produk inti.
 Proses
Organisasi yang pandai mengetahui bahwa proses produk hingga sampai ke tangan pelanggan (how a frm does thing) sama pentingnya dengan apa yang dapat dilakukan oleh produk tersebut (what it does). Proses layanan yang buruk akan menyebabkan lambatnya produk tersebut sampai di tangan pelanggan, birokrasi yang menyebabkan waktu pelanggan terbuang atau proses yang bertele – tele sehngga mengecewakan pelanggannya. Proses yang buruk juga memberikan kesulitan kepada front-liners untuk menjalankan tugasnya dengan baik, meningkatkan rasa frustasi dan tidak produktif, bahkan berpotensi menyebabkan kegagalan layanan. Dalam konteks ini, bukan produklah yang menyebabkan pelanggan tidak membeli, namun proses yang menghambatnya.

 People
Terlepas dari kedua hal diatas, banyak organisasi membutuhkan interaksi dengan pelanggannya selama melakukan interaksi penjualan dan setelahnya. Oleh karena itu people juga menjadi pilar yang penting dalam mendukung organisasi yang excellent. Hal yang berbeda dari people adalah hal ini menjadi sangat sulit untuk ditiru oleh kompetitor karena hal ini menjadi sangat bergantung pada kemauan, motivasi dan kompetensi yang dimiliki oleh sekelompok individu yang memiliki perbedaan kapabilitas satu sama lainnya, Banyak organisasi mampu meniru produk dan proses dalam waktu cepat, terlebih jika memiliki kemampuan finansial yang kuat. Namun, meniru kemampuan dan kemauan orang – orang yang melayani dari organisasi lain membutuhkan waktu yang sangat panjang dan komitmen yang tidak terbatas.

Hal ini apabila kita lihat trend bisnis saat ini, adalah ;
 Pasar saat ini 84 % menjadi komoditas sehingga customer membeli berdasarkan harga yang ditawarkan.
 76 % organisasi meyakini bahwa dengan pasar yang menjadi komoditas ini mempengaruhi profitabilitas mereka;
 85 % pemimpin bisnis menyatakan bahwa perbedaan pada sisi fisik (produk, harga, dan kualitas) akan menciptakan customer satisfaction namun tidak akan menciptakan customer yang setia.

Dengan alasan trend bisnis diatas dan 3 pilar utama dalam sebuah bisnis maka dalam menyikapi sebuah perubahan Teknologi, Ilmu Pengetahuan, Sosial Budaya dan lainnya adalah sebuah Fenomena Tantangan yang tidak dapat dihindari. Perubahan yang terjadi selalu jauh lebih besar daripada apa yang dapat Anda pelajari selama hidup. Suka atau Tidak, Mau tidak Mau, Anda dan Organisasi atau Perusahaan harus menghadapi perubahan. Semakin besar Tantangan dan Perubahan yang terjadi maka Semakin Tinggi pula Anda dituntut untuk Fleksibel, Luwes dan Terbuka terhadap Prosedur dan Sistem Baru untuk menambah dan mempertahankan Efektivitas Kerja.

Meskipun sulit dibayangkan, namun Anda dapat merasa Nyaman atau Menerima sebagai sesuatu yang Tidak Mengganggu dengan adanya Perubahan. Tidak ada yang Tetap dalam sebuah Kehidupan apapun, dan Anda perlu menyikapi kondisi ini dengan Bijak dan Dewasa.

Beberapa hal yang harus dipersiapkan oleh organisasi dalam menghadapi perubahan diatas adalah;
1. Meningkatkan mutu SDM
Sebuah bisnis yang berkembang tidak terlepas dengan persaingan yang semakin ketat. Agar bisnis Anda tetap survive dan mampu bersaing maka meningkatkan mutu SDM adalah langkah pertama yang harus Anda lakukan. Seluruh personel yang terlibat dalam bisnis Anda, termasuk juga Anda selaku owner harus meningkatkan kualitas diri.
Tantangan bisnis yang akan Anda hadapi di kemudian hari akan semakin berat. Jika Anda dan tim tidak segera memperbaiki diri dan meningkatkan mutu personel tentunya akan menurunkan performa dan kredibilitas usaha Anda. Senantiasa meningkatkan kualitas diri akan membuat bisnis Anda tetap bertahan di berbagai keadaan.

2. Responsif
Cepat tanggap dan responsif terhadap perubahan yang mendadak terjadi dapat dihadapi jika Anda memiliki SDM yang berkualitas dan tangguh. Kejelian Anda dalam melihat peluang baru, kecepatan dalam menangani keluhan konsumen, tanggap terhadap serangan kompetitor membutuhkan strategi yang jitu dalam menghadapinya. Jika Anda salah dalam menangani keluhan konsumen, maka konsumen akan semakin kecewa, meninggalkan Anda, dan beralih ke kompetitor.

3. Upgrade teknologi
Perkembangan teknologi yang berjalan cepat tidak boleh diabaikan. Anda harus memperhatikan perkembangan teknologi yang dapat mendukung jalannya bisnis Anda. Sarana dan prasarana produksi memiliki peran yang sangat besar untuk mendukung peningkatan kualitas produk. Teknologi terbaru atau canggih memungkinkan dihasilkannya berbagai mesin atau alat produksi yang lebih efisien dan efektih sehingga dapat menekan ongkos produksi. Upgrade teknologi, sarana dan prasarana ini juga membutuhkan tenaga kerja yang handal karena tidak semua orang bisa melakukannya.

4. Meningkatkan akses informasi
Informasi merupakan hal yang sangat penting saat ini. Begitu juga dalam jalannya sebuah usaha, keterbatasan akses informasi akan membuat bisnis Anda ketinggalan jaman. Untuk itu tingkatkan akses informasi yang Anda gunakan. Jika sebelumnya hanya menggunakan televisi atau surat kabar sebagai sumber informasi, maka sekarang gunakan internet, sosial media untuk mendapatkan informasi sebanyak mungkin. Selain dari media online dan offline, informasi juga bisa Anda dapatkan melalui orang-orang yang berkompeten dibidangnya. Memperluas jaringan dan membangun relasi dengan mereka yang memiliki pengalaman di bidang tertentu akan memperluas wacana dan wawasan Anda.

5.Evaluasi pencapaian target
Evaluasi pada sebuah bisnis mutlak dilakukan untuk mengetahui apakah strategi yang dijalankan sudah berjalan dengan baik atau masih ada kekurangan. Melakukan evaluasi secara berkala akan menciptakan sistem dalam organisasi semakin baik. Dengan sistem manajeman yang baik dan tertata maka bisnis akan lebih siap dalam menghadapi perubahan.

Lima hal diatas adalah kira – kira trik untuk menghadapi sebuah perubahan bisnis, dan sudah menjadi sebuah keharusan untuk melakukan sebuah continuous improvement dengan banyak cita-cita dari banyak organisasi menuju operational excellence melalui penanaman budaya inovasi dan learning organization, penerapan continuous improvement telah banyak diterapkan dan menjadi bahasan menarik di kalangan operations management. Namun sering kali juga, topik mengenai process improvement tersebut justru mengabaikan bahasan yang paling penting, yaitu bagaimana mengubah, memperbaiki dan meningkatkan proses yang dilakukan saat ini.

Untuk itu, dalam ini kita akan bahas bagaimana menuliskan 8 langkah yang bisa diikuti berbagai organisasi untuk dapat fokus pada perbaikan dan peningkatan proses di dalam organisasi.
1. Mengetahui kondisi saat ini
Salah satu pertanyaan penting di tahap ini adalah “mengapa proses ini yang digunakan saat ini?” Dan hal yang paling sering terjadi adalah, ada beberapa induvidu di dalam organisasi yang mencoba untuk mengubah proses tanpa memahami apa yang membuat proses tersebut digunakan dalam keadaan saat ini. Inilah yang menandakan adanya ‘analisa instan’, artinya si pengusul perubahan mengasumsikan proses ini tidak optimal karena dirancang dengan kuranganya pengetahuan pada desain proses. Mungkin saja, perubahan proses yang dibutuhkan organisasi bisa terselesaikan dengan penggunaan teknologi baru atau pergantian pemasok. Namun terlepas dari alasan yang ada, organisasi perlu memahami bagaimana proses terciptanya proses yang saat ini dilakukan. Hal ini bertujuan untuk menghindari kesalahan masa lalu muncul kembali. Untuk itu mendokumentasikan proses dengan baik sangat diperlukan.

2. Memahami dengan jelas mengapa perbaikan proses diperlukan
Biasanya, alasan yang paling sering muncul ketika ingin memperbaiki proses adalah untuk cost reduction (pengurangan biaya) atau mengurangi variasi produk. Untuk memperbaiki proses dengan tujuan cost reduction, maka penggunaan pos-pos biaya dengan jelas merupakan hal yang penting. Sedangkan untuk mengurangi variasi produk, para change agent harus mengetahui variasi seperti apa yang harus dihilangkan.

3. Mengidentifikasi dengan jelas perubahan proses yang akan dilakukan
Setelah menemukan bahwa proses saat ini dinilai harus diperbaiki dan ditingkatkan, maka proses baru yang akan digunakan harus diartikulasikan dengan jelas dan ringkas. Hal ini bisa dilakukan dengan dokumen berupa teks, flow chart atau bentuk dokumentasi lainnya yang sesuai. Pengujian sampel dari dokumentasi untuk memastikan kejelasan penting dilakukan. Dalam membuat dokumentasi, pastikan juga bahwa operator dapat membaca dan memahaminya dengan baik. Lakukan uji coba kepada beberapa operator dan minta mereka untuk menjelaskannya kembali kepada Anda bagaimana proses baru nanti bekerja. Dengan cara ini, Anda dapat mengetahui apakah operator memahami bagaimana proses baru bekerja dengan baik atau mereka memahaminya dengan arti berbeda.

4. Pastikan untuk mendapat feedback dan buy-in dari seluruh stakeholder
Dalam sebuah forum meeting yang Anda gunakan, proses baru harus diungkapkan kepada seluruh orang yang terlibat dalam proses baru tersebut. Ini semua mencakup semua orang yang memberikan masukkan untuk proses baru serta mereka yang menerima output dari proses. Apakah proses baru nanti akan memengaruhi orang-orang tersebut dengan cara yang tepat? Akankah perubahan proses memberikan hasil yang tak terduga? Atau akankah proses baru nanti dapat meningkatkan value bagi pelanggan?

5. Memvalidasi ulang proses disiplin, data dan sistem pengukuran
Di setiap waktu, organisasi harus yakin bahwa proses telah dijalankan dengan seharusnya, menggunakan data yang handal, dan sistem pengukuran yang mampu membuat keputusan di level manajemen dengan baik. Sehingga sebelum memulai perubahan dalam proses, organisasi harus memastikan bahwa proses saat ini telah dilakukan dengan seharusnya. Dengan disiplin mengikuti proses yang seharusnya, hal tersebut dapat mendorong penurunan yang signifikan pada variasi yang acak. Setelah memastikan proses dilakukan dengan disiplin yang kuat, Anda masih harus mengukur proses saat ini untuk memastikan bahwa Anda telah memperoleh data yang dapat diandalkan.

6. Memberikan pelatihan
Setelah perubahan proses telah dirinci dan didokumentasikan dengan umpan balik dari semua pemangku kepentingan, dan metode pengukuran dilaksanakan, seluruh operator yang terlibat langsung dan bertanggung jawab harus diberikan pelatihan. Pelatihan ini pun harus didokumentasikan dan, jika memungkinkan, operator harus memiliki kemampuan untuk meninjau secara berkala.

7. Eksekusi
Menggunakan sistem pengukuran, organisasi harus dapat menentukan waktu pelaksanaan. Garis bersih (clean line) adalah titik waktu, sebelum perubahan, yang akan memungkinkan organisasi Anda untuk mengategorikan data “sebelum perubahan” atau “setelah perubahan”. Ini merupakan langkah penting seperti yang kita lakukan untuk melacak perubahan dan analitis memvalidasi tingkat efektivitas.

8. Measure, Analyze, Improve, Control
Setelah perubahan proses diimplementasikan, hasilnya harus diukur dan dianalisa. Apakah perubahan yang dilakukan berjalan dengan efektif? Apakah sumber masalah yang menjadi variasi dapat dihilangkan? Jika sesuai, menggunakan data analisis untuk meningkatkan proses, melakukan penyesuaian berdasarkan realitas dan, yang paling penting, mengendalikan proses. Pastikan bahwa perubahan yang dibuat dapat dipelihara dan proses tersebut dapat dikendalikan. Meninjau semua dokumentasi dari seluruh proses yang telah dijalankan dan mencerminkan proses baru.
Jika proses perubahan manajemen yang tepat dipertahankan, Anda dapat meminimalkan penyebab khusus dari variasi melalui pendekatan proses individual dan terus melakukan perbaikan di dalam organisasi.
Perubahan tidak dapat dihentikan dan dihindari, dan sebagai seorang yang Cermat serta Efektif Anda perlu menguasai Manajemen Perubahan dalam Organisasi Bisnis atau Karir Profesional. Manajemen Perubahan adalah cara Anda menjadi Efektif dan sukses.
Satu hal yang harus kita resapi dalam sebuah perubahan adalah bagaimana respon seseorang individu di dalam sebuah organisasi bisnis dalam menanggapi perubahan tersebut, ada 4 tipe orang;
a. Orang dengan kategori disbelief/denial
Orang cenderung menolak adanya perubahan
b. Orang yang cenderung resistance
Pada kategori ini orang cenderung dalam zona nyaman dan enggan untuk berubah.
c. Orang dengan kategori acceptance
Pada kategori ini orang cenderung untuk menerima perubahan yang terjadi.
d. Orang dengan kategori explore
Pada kategori ini cenderung, orang ini akan melakukan banyak improvement dan melakukan eksperimen untuk sesuatu hal yang baru.

Tanggapan atas perubahan, Anda bisa memilih perilaku & sikap menanggapi perubahan, dan Anda tidak akan bisa menghindar dari perubahan tapi, Anda bisa memilih respon Anda terhadap perubahan :

• Menerima bahwa perubahan selalu terjadi
• Perubahan = tidak nyaman = tumbuh & maju
• Ambil tindakan yang harus diambil

Ingatlah selalu… Banyak orang percaya dan berharap dari Anda lakukan tindakan terbaik untuk hasil yang maksimal.

Salam Sukses Penuh Keberkahan.