Cara Menyusun KPI dengan Metode SMART

By Gustyana

KPI types(1)

Cara Menyusun KPI atau Key Performance Indicators adalah hal yang harus diketahui oleh manajemen perusahaan karena ada masanya kinerja sebuah perusahaan harus dinilai. Ini digunakan untuk melihat bagaimana performa dari organisasi tersebut. Penilaian ini bukan hanya dilihat dari laporan keuangan saja.  Ada beberapa faktor lain yang dibutuhkan untuk evaluasi sehingga misi dan visi dari perusahaan bisa dicapai. Anda harus tahu apakah tujuan dan target perusahaan sudah dijalankan dengan baik. Anda memerlukan Indikator Kinerja Utama atau KPI untuk menjawab semua pertanyaan tersebut. 

Metode SMART dalam Key Performance Indicators
Ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan ketika menyusun KPI. Menyusun KPI menggunakan metode SMART yang dijelaskan sebagai berikut:

a. Scientific
KPI harus disusun secara fokus, detail, dan khusus. Indikator ini harus mewakili tujuan dari perusahaan. Setelah melakukan penyusunan KPI organisasi, manajemen harus menyusun KPI yang ditujukan untuk perusahaan yang ada di bawahnya sehingga masing-masing individu mempunyai KPI.
b. Measurable
KPI harus dapat diukur dan mempunyai sifat objektif yakni dinyatakan dalam angka. Misalnya jumlah kecelakaan kerja, jumlah komplain, dan jumlah produksi. Indikator tersebut harus dapat diukur dan bisa menunjukkan tingkat keberhasilan sebuah kinerja. Misalnya sangat baik, baik, kurang atau tidak baik.
c. Achievable
KPI harus bersifat realistis karena berfungsi untuk petunjuk pengukuran. Target yang telah disusun harus dapat dicapai oleh semua anggota organisasi. Nilai dari indikator ini tidak boleh terlalu rendah karena anggota organisasi akan meremehkan KPI dan tidak ada anggota yang termotivasi untuk mencapai target perusahaan. Jika indikator tersebut mempunyai nilai yang terlalu tinggi, maka banyak orang yang pesimis dan berpikir bahwa target tersebut sangat mustahil untuk dicapai. Oleh karena itu, penyusunan KPI harus dilakukan dengan realistis dengan cara mempertimbangkan situasi dan kondisi yang ada.    
e. Reliable
Key Performance Indicators dibuat karena mempunyai peran yang sangat penting dalam organisasi sehingga indikator ini harus bisa diandalkan. KPI berguna agar setiap individu dalam organisasi tersebut dalam mendapatkan tujuan apa yang ingin dicapai, gambaran, dan hal apa yang harus dilakukan untuk meraih semua tujuan tersebut.
f. Time Bound
Saat Anda menyusun Key Performance Indicators, maka Anda harus menentukan target waktu. Ini sangat penting ketika menyusun Key Performance Indicators. Anda bisa menggunakan satuan waktu sesuai dengan target yang ingin dicapai. Anda bisa menggunakan satuan per tanggal, per bulan, per minggu, atau bahkan per jam. Misalnya adalah target waktu dalam penyusunan laporan keuangan yang ditargetkan dalam setiap tanggal satu atau setiap bulan.

img_smart_kpi

Langkah-Langkah Key Performance Indicators
Ada 6 langkah yang harus dilakukan dalam menyusun Key Performance Indicators, sebagai berikut:
a. Mengumpulkan data pengukuran yang diperoleh dari strategi perusahaan, hasil pekerjaan di setiap individu yang menjabat dan setiap unit, proses inti bisnis, target bisnis, harapan pelanggan, kondisi eksternal dan internal.
b. Membuat Key Performance Indicators dan key result area yang sesuai dengan atasan.
c. Melakukan review semua indikator yang telah ditemukan atau diciptakan secara sistematis. Ini bertujuan supaya dapat menemukan hubungan antara indikator tersebut dalam meningkatkan performa dari sebuah perusahaan.
d. Memperkuat hubungan dari indikator tersebut dari tingkat paling atas sampai ke level operasional.
e. Menghubungkan semua indikator dengan individu yang memegang jabatan, mencatat indikator yang digunakan sebagai dasar dalam melakukan konseling dan pendampingan.
f. Melakukan evaluasi apakah indikator yang digunakan sudah efektif.

Itulah beberapa Cara Menyusun KPI