Tau Gak Manfaat Analisa Jabatan ?

By Gustyana

Bagi Anda yang menginginkan perusahaannya menjadi kompetitif, maka analisis jabatan menjadi salah satu langkah penting yang tak boleh disepelekan. Hal ini didasarkan pada fakta bahwa giatnya suatu perusahaan tergantung pada kinerja Sumber Daya Manusia (SDM) di dalamnya. Tentunya, SDM tersebut harus ditempatkan pada tempat yang tepat agar tercipta mutu atau profesionalisme pegawai perusahaan.

Penempatan SDM pada tempat yang tepat, atau dalam bahasa kerennya yaitu “right man in the right place”, diawali dengan proses analisis jabatan agar kemudian dapat diketahui kemampuan apa yang harus dikuasai oleh SDM yang akan direkrut oleh perusahaan. Proses ini bertujuan agar semua pegawai dalam perusahaan memiliki kapabilitas dalam melaksanakan bidang pekerjaannya masing-masing yang akan mewujudkan sistem merit, di mana struktur perusahaan begitu ramping namun sangat produktif akibat setiap pegawai yang sangat cakap melakukan pekerjaannya. Siapa sih pengusaha yang tidak menginginkan keorganisasian perusahaannya ramping struktur namun kaya akan fungsi? Rasanya semua pimpinan organisasi mengidamkannya karena hal tersebut dapat dikatakan sebagai perwujudan efisiensi tingkat tinggi dalam sebuah organisasi.

Nah, Anda sebagai pengusaha perlu memahami apa itu Analisis Jabatan dan ragam keuntungan yang didapatkan apabila proses tersebut dilakukan dengan baik. Yuk, langsung saja simak uraian di bawah ini!

Pengertian Analisis Jabatan

Analisis Jabatan dapat diartikan sebagai proses pengumpulan informasi tentang jabatan tertentu (dalam perusahaan Anda) dan penentuan unsur pokok yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaannya. Di sisi lain, Analisis Jabatan juga diartikan sebagai proses yang dilakukan secara sistematis dalam menentukan keterampilan, tugas, dan pengetahuan yang perlu dikuasai SDM untuk melakukan pekerjaan tertentu dalam organisasi. Dari pengertian tersebut, dapat diketahui bahwa Analisis Jabatan ini sangat penting untuk diadakan agar dapat ditentukan kemampuan apa yang harus dimiliki SDM yang akan mengisi jabatan tertentu dalam perusahaan Anda sehingga diisi oleh seorang yang ahli di bidangnya.

Penempatan pegawai pada tempat yang tepat akan menghasilkan produktivitas dan efisiensi tingkat tinggi bukanlah hanya teori belaka. Untuk mencapai tujuan organisasi (termasuk perusahaan), tentunya diperlukan penggerak yang dapat mengantarkannya untuk mencapai tujuan tersebut secara cepat dan tepat. Penggerak yang dimaksud adalah SDM itu sendiri. Oleh sebab itu, konsep “right man in the right place” adalah kunci kesuksesan perusahaan Anda.

Waktu yang Tepat Melakukan Analisis Jabatan

Mungkin sebagian dari pimpinan perusahaan masih kebingungan kapan ia harus memulai proses Analisis Jabatan. Berikut adalah waktu yang tepat untuk melakukan proses ini, yaitu:

1. Ketika organisasi dibentuk atau didirikan

Ketika Anda membentuk atau mendirikan perusahaan, maka akan dibutuhkan SDM untuk mengawali berjalannya perusahaan tersebut. Walaupun pada awalnya SDM yang dibutuhkan itu sedikit, namun Anda tetap harus melakukan analisis jabatan agar penggerak awal perusahaan memiliki kecakapan dalam melaksanakan pekerjaannya sehingga menimbulkan perkembangan perusahaan yang positif. Begitupun ketika akan mulai merekrut pegawai baru, analisis jabatan menjadi sangat penting sebagai penentu arah perkembangan perusahaan, apakah meningkat atau menurun.

2. Jabatan baru dan perubahan pekerjaan

Perubahan struktur dan pekerjaan di masa kini memang merupakan hal yang tak terelakkan. Banyak pekerjaan dalam perusahaan yang harus mengikuti perkembangan teknologi dan pembaruan metode serta sistem demi mencapai efisiensi tingkat tinggi. Begitupun dinamika strategi perusahaan yang mengikuti arus perubahan trend berdasarkan hukum permintaan dan penawaran, misalnya kebijakan untuk memulai pemasaran ke ranah sosial media yang membutuhkan social media officer.

Kemudian, dibuatlah pekerjaan/jabatan baru dalam perusahaan yang kemudian ditentukan kemampuan seperti apa yang harus dimiliki seorang pengisi jabatan tersebut nanti. Untuk itu, analisis jabatan perlu dilakukan dengan baik agar SDM yang diterima nanti dapat mencapai target pekerjaan yang telah ditentukan.

Setelah mengetahui waktu yang tepat untuk melakukan proses analisis jabatan, Anda juga harus memahami tujuan dan metodenya agar proses tersebut dapat dilakukan secara esensial. Tujuan analisis jabatan, menurut Sedarmayanti (2016), adalah untuk memperoleh jawaban dari pertanyaan-pertanyaan berikut:

1. Tugas fisik dan mental apa yang dikuasai dan dilakukan oleh pegawai?

Analisis jabatan dapat membantu Anda menentukan tugas apa yang harus diemban oleh jabatan tertentu. Kemudian, Anda dapat menentukan skill apa yang harus dimiliki oleh seorang yang akan menempati jabatan tersebut.

2. Kapan pekerjaannya harus diselesaikan?

Dengan mempertimbangkan beban kerja dari tugas yang telah ditentukan, maka Anda dapat memperhitungkan waktu penyelesaian tugas tersebut agar tercipta kewajaran kerja bagi pegawai. Jika hasil analisis menunjukkan beban kerja jabatan tersebut sangat ringan, Anda dapat menetapkan ketentuan bahwa pekerjaan jabatan tersebut harus diselesaikan dalam waktu yang singkat.

3. Di mana pekerjaan itu harus dilakukan?

Selain kemampuan pegawai dan waktu penyelesaian pekerjaannya, melalui analisis jabatan, Anda juga dapat mengetahui di mana sebaiknya pekerjaan tersebut dilakukan. Jika pekerjaan tersebut membutuhkan lingkungan yang kondusif dan menenangkan, maka Anda dapat membuat ruang kerja yang tidak berisik atau memberi kelonggaran pada pegawai untuk bekerja di tempat ia merasa tenang, jauh dari kegaduhan.

4. Bagaimana seharusnya pegawai melakukan pekerjaan masing-masing?

Kemudian, Anda juga dapat menentukan bagaimana pegawai melakukan pekerjaannya. Misalnya saja jabatan administrator, ketajaman analisis dan ketelitian tentu menjadi soft skill yang penting untuk mengurangi human error yang dapat mempengaruhi efektivitas dan efisiensi kebijakan perusahaan. Dengan demikian pula, Anda dapat mencari SDM yang analitis, detail, dan teliti untuk mengisi jabatan tersebut.

5. Untuk apa pekerjaan mereka dilakukan?

Hal ini berkaitan dengan target pekerjaan suatu jabatan. Misalnya jabatan marketing, maka pekerjaannya harus menghasilkan dampak yang bagi bagi penjualan produk perusahaan.

6. Persyaratan apa yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan?

Nah, akhirnya sampai pada persyaratan bagi SDM yang akan mengisi jabatan tersebut. Artinya, analisis jabatan dapat membantu Anda menentukan kualifikasi akademis maupun teknis bagi calon pelamar yang ingin mengisi suatu jabatan dalam perusahaan Anda. Hal ini merupakan langkah awal untuk mewujudkan sistem merit sebagaimana telah dijelaskan di atas. Suatu jabatan yang diduduki oleh orang yang tepat dapat membuat perusahaan Anda menjadi sangat efisien dan produktif.

Deskripsi dan Spesifikasi Jabatan

Setelah melakukan analisis jabatan, maka Anda akan menghasilkan dua instrumen yaitu Deskripsi Jabatan dan Spesifikasi Jabatan yang dapat digunakan untuk menentukan seorang yang layak mengisi jabatan tertentu.

Deskripsi Jabatan itu sendiri yaitu dokumen yang memuat keterangan atau informasi mengenai tugas-tugas, kewajiban, dan tanggung jawab pekerjaan suatu jabatan. Informasi yang dimuat dalam Deskripsi Jabatan adalah sebagai berikut:

1. Identifikasi Jabatan (nama jabatan, departemen/bagian, hubungan, pelaporan, nomor, kode jabatan)
2. Tanggal analisis jabatan
3. Ringkasan jabatan
4. Tugas yang dijalankan

Sedangkan Spesifikasi Jabatan dapat diartikan sebagai kualifikasi minimum yang harus dimiliki seseorang agar dapat melakukan pekerjaan tertentu dengan baik. Informasi yang dimuat dalam Spesifikasi Jabatan adalah sebagai berikut:

1. Persyaratan pendidikan
2. Pengalaman
3. Sifat kepribadian
4. Kemampuan fisik

Dengan adanya kedua instrumen tersebut, Anda telah memiliki dasar untuk mewujudkan sistem merit dengan konsep “right man in the right place” sehingga perusahaan Anda akan mencapai efisiensi dan produktivitas tingkat tinggi melalui profesionalisme pegawai.

Sumber:jojonomic